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個人情報保護の基本方針

株式会社杏林舍は、印刷物をはじめ多様なメディアでお客様に価値あるサービスを提供しています。個人情報の価値を尊重し、安全管理を厳守することが重要な社会的責任であると認識します。
そして、プライバシー保護を企業活動における最優先の要素として位置づけています。
これを、確実に実践していくために、以下の個人情報保護の基本方針を定め、役員ならびに全ての社員はこの方針に従い、個人情報の適切な取扱い、管理に努めていきます。

I. 基本方針

1. 当社は、個人情報保護の JIS Q 15001:2017に準じた(株)杏林舍 個人情報保護マネジメント・システム（PMS）を定め、組織体制を整備して、これを継続的に維持、改善し、実行ある運営に努めます。
2. 当社は、お客様に価値あるサービスを提供するために、個人情報を収集させていただく場合には、使用目的を明らかにし、その範囲内において収集・利用・提供を致します。目的外利用並びに第三者への提供及び開示はいたしません。
3. 当社は、お客様が委託する個人情報の取扱いについては、お客様が安心して当社に委託していただけるように、個人情報を安全かつ正確に管理し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、漏洩、改ざんなどを防ぐため、技術、組織面においても是正を進め、合理的で適切な情報セキュリティ対策を講じます。
4. 当社は、個人情報の取扱いに際し、個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範、当舍個人情報保護マネジメント・システムを遵守致します。
5. 当社は、個人情報に対する苦情及び問い合わせの窓口を設置するとともに、誠意をもって迅速な対応をします。

【お問合せ窓口】

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

株式会社杏林舍 個人情報問合せ窓口
〒114-0024　東京都北区西ヶ原3-46-10
TEL：03-3910-4311　FAX：03-3949-0230
E-mail：privacy-info@kyorin.co.jp

 

 

 

II. 個人情報の利用目的

当舍は、取得した個人情報を次の目的のために利用します。

1．委託された情報

1. 印刷物の制作・製造
2. インターネット・ホームページなどの制作
3. 電子ジャーナルの制作
4. 学術誌発行に関する編集代行
5. 学会会員への学会誌発送代行
6. 学会事務代行
7. 出版物の刊行

2．直接取得した情報

1. 社員人事労務教育管理
2. 採用
3. 電子書籍サービス
4. 通信販売業（KaLib Store）
5. 本人へのアクセス

上記「II. 個人情報の利用目的」のうち、保有個人データは項番1を除きます。

III. 個人情報の開示等の請求手続きについて

1．開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、下記苦情相談窓口担当にお申し出ください。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。

2．開示等の求めに関するお手続き

1. お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
2. ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
3. 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
4. 回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

3．代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

1. 代理人である事を証明する資料
   ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
   　本人の委任状（原本）
   ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
   　戸籍謄本
   　住民票（続柄の記載されたもの）
   　その他法定代理権の確認ができる公的書類
   ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
   　後見登記等に関する登記事項証明書
   　その他法定代理権の確認ができる公的書類
2. 代理人様ご自身を証明する資料
   運転免許証
   パスポート
   健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください）住民票

4．利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1000円
（紙面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます）

IV. 個人情報の取り扱いに関するご相談・苦情について

当舍で取扱う個人情報に関しての苦情、ご意見、ご質問がございましたら、メールで「苦情相談窓口担当」まで、ご連絡いただきますよう、お願い致します。

＜苦情相談窓口担当＞
〒114-0024　東京都北区西ヶ原3-46-10
TEL：03-3910-4311　FAX：03-3949-0230
E-mail：privacy-info@kyorin.co.jp

＜個人情報保護責任者＞
株式会社杏林舍　鈴木 仁志

なお、当舍は、法に基づき認定を受けた認定個人情報保護団体である下記団体に加盟しております。
下記団体では、当舍の個人情報の取扱いに関する苦情・相談をお受けしております。

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【認定個人情報保護団体】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

【苦情解決の連絡先】
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F
TEL 03-5860-7565　0120-700-779
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。

【登録内容】 登録名称：株式会社 杏林舍 認証番号：10190282号

Ⅴ. 個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

1．基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

2．個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

3．組織的安全管理措置

1. 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
2. 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

4．人的安全管理措置

1. 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
2. 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

5．物理的安全管理措置

1. 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
2. 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

6．技術的安全管理措置

1. アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
2. 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

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