WordやExcel、PowerPointをそのままWebサイトに載せると危険！
（第4回：2016年1月）
WordやExcel、PowerPointなど「Office系文書ファイル」は、そのままWebサイトに掲載すると、さまざまな問題があります。例えば…
- 文書を作成した「専用ソフト」がないと見られない
- マクロウィルスに感染、拡散してしまう危険がある
- ファイルに作成者の個人情報が残っていることがある
- バージョン間の互換性が低く、環境によっては意図したレイアウトで表示されない
- 「文書の保護」をしていないファイルは改ざんされてしまう可能性がある
などなど、情報を公開する側・利用する側双方に、リスクが高いのです。
文書ファイルをWebサイトに掲載する際は、以下に注意しましょう。
「Office系文書ファイル」を掲載する時の注意点
極力、テキストのページにする
出来る限りテキストベースのHTML形式で公開しましょう。利用環境に左右されず情報を得ることができます。
申請書など、利用者にレイアウトどおりに印刷してもらう必要がある場合はPDFにしましょう。
Wordフォームはセキュアなメールフォームにする
マクロを多用するWordフォームなどはウィルスのターゲットになりやすいと言われています。可能であればセキュアなサーバでメールフォームにしましょう。
利用者が編集などを行う必要がある場合のみOffice文書形式
統計データなど、利用者が編集などを行う必要がある場合のみ、そのままのOffice文書ファイル形式で掲載しましょう。
そのまま掲載する場合には、マクロウィルスなどが混入していないか、作成者の個人名などが残っていないか確認が必須です。
スライドなど、画像や表が多く入ったファイルであればPDFに
図表の多いファイルは容量が大きくなりがちです。なるべく軽量化を図り、どうしても減らせない場合には複数ファイルに分けるなどダウンロードしやすい形式にしましょう。
PDFで掲載する時の注意点
PDFで掲載する場合にも、十分な配慮が必要です。
リンク先がPDFであることをわかりやすく表記する
PDFファイルの容量が大きい場合は、容量を明記する
閲覧用ソフト（無償）のダウンロードページの案内及びリンクを表示する
「文書のプロパティ」に作成者の個人情報が入っていないか確認する
Webサイトを見る環境はパソコンだけではなく、スマートフォンにタブレット…と様々です。
利用者がストレスなく情報を受け取れるよう、配慮して公開しましょう。
個人情報保護の基本方針